নীতিমালা ও আচরণবিধি

প্রতি সপ্তাহে নির্ধারিত দিনে অ্যাপ বা গ্রুপের মাধ্যমে প্রতিটি কমিটি প্রধানের কাছে স্বয়ংক্রিয় নোটিফিকেশন যাবে। কমিটি প্রধান সেই সপ্তাহের কার্যক্রম বা পরিকল্পনার সংক্ষিপ্ত আপডেট জমা দেবেন।

• এটি আনুষ্ঠানিক মূল্যায়ন নয়; বরং ধারাবাহিক অগ্রগতি পর্যবেক্ষণ।
• বিলম্ব হলে স্বয়ংক্রিয় রিমাইন্ডার যাবে।
• প্রয়োজনে সাংগঠনিক সম্পাদক তাৎক্ষণিক সহায়তা দেবেন।

যেকোনো ক্লাস, সেমিনার, কর্মশালা বা বিশেষ কার্যক্রম অ্যাপের নির্ধারিত ফর্মে প্রস্তাব আকারে জমা হবে; বিষয়, সম্ভাব্য তারিখ, লক্ষ্য অংশগ্রহণকারী ও উপস্থাপকের তথ্য উল্লেখ থাকবে।

• সাংগঠনিক সম্পাদক, প্রধান উপদেষ্টা ও সাধারণ সম্পাদকের কাছে নোটিফিকেশন যাবে।
• এই তিনজনের মধ্যে যেকোনো দুইজন অনুমোদন দিলে প্রস্তাব পরবর্তী ধাপে যাবে।
• প্রয়োজনে মন্তব্যসহ সংশোধনের জন্য ফেরত পাঠানো যাবে; প্রতিটি অনুমোদন ধাপ ২৪-৪৮ ঘণ্টার মধ্যে সম্পন্ন করতে হবে।
• সভাপতির অনুমোদনের পর কার্যক্রম চূড়ান্ত হবে এবং সকল সদস্য নোটিফিকেশন পাবেন।
• অংশগ্রহণকারীর সংখ্যা স্বয়ংক্রিয়ভাবে গণনা হবে; ন্যূনতম অংশগ্রহণ নিশ্চিত না হলে কার্যক্রম পুনর্বিবেচনা করা হবে।
• উপস্থাপক বা শিক্ষক চূড়ান্ত সময় নির্ধারণ করবেন; প্রয়োজনে অংশগ্রহণকারীদের মতামত নেওয়া হবে।

প্রতি মাসে একটি পর্যালোচনা সভা অনুষ্ঠিত হবে যেখানে প্রতিটি কমিটি তাদের কার্যক্রম, অর্জন ও চ্যালেঞ্জ উপস্থাপন করবে। মূল কমিটি মূল্যায়ন ও দিকনির্দেশনা প্রদান করবে।

• উদ্দেশ্য হলো উন্নয়ন নিশ্চিত করা ও পারস্পরিক শেখার সুযোগ তৈরি করা।
• সভা শেষে সকল তথ্য অ্যাপে সংরক্ষিত হবে।
• এটি গ্রন্থাগারের অফিসিয়াল রেকর্ড হিসেবে গণ্য হবে।

গ্রন্থাগারের প্রশাসনিক কার্যক্রম মূলত ভার্চুয়াল পদ্ধতিতে পরিচালিত হবে, যাতে দূরবর্তী সদস্যদের অংশগ্রহণ সহজ হয় এবং সময় ও শ্রম সাশ্রয় হয়।

• গ্রুপ কল ও অনলাইন মিটিং ব্যবহার করা হবে।
• অ্যাপ হবে কেন্দ্রীয় প্ল্যাটফর্ম।
• ইভেন্ট প্রস্তাব ও অনুমোদন, নোটিফিকেশন, সদস্য নিবন্ধন এবং সাপ্তাহিক ও মাসিক আপডেট অ্যাপের মাধ্যমেই পরিচালিত হবে।

কোনো কমিটির কার্যক্রম তিন মাস বন্ধ থাকলে বা দায়িত্বপ্রাপ্ত সদস্য ধারাবাহিকভাবে দায়িত্ব পালনে ব্যর্থ হলে একটি বিশেষ সাধারণ সভা আহ্বান করা হবে এবং সংশ্লিষ্ট ব্যক্তিকে বক্তব্য প্রদানের সুযোগ দেওয়া হবে।

• যুক্তিসংগত কারণ থাকলে পুনরুদ্ধারের সময় দেওয়া যাবে।
• অন্যথায় দায়িত্ব অন্য সদস্যের কাছে হস্তান্তর বা নতুন সদস্যকে দায়িত্ব প্রদান করা হবে।
• সিদ্ধান্ত প্রধান উপদেষ্টা, সাংগঠনিক সম্পাদক ও সাধারণ সম্পাদকের সম্মতিতে এবং সভাপতির অনুমোদনে কার্যকর হবে।
• সমস্ত তথ্য অ্যাপে সংরক্ষিত হবে এবং সদস্যদের অবহিত করা হবে।

সভাপতি, সাংগঠনিক সম্পাদক বা উপদেষ্টা মণ্ডলীর কেউ নির্ধারিত দায়িত্বে অবহেলা করলে এবং তা সাপ্তাহিক ও মাসিক পর্যালোচনায় প্রতীয়মান হলে বিষয়টি মদন মোহন সেবা সদনের মূল কমিটির নিকট উপস্থাপন করা হবে।

• মূল কমিটি প্রয়োজনীয় পর্যালোচনা করে সিদ্ধান্ত নেবে।
• প্রয়োজনে অন্য কোনো যোগ্য সদস্যকে ভারপ্রাপ্ত বা স্থায়ীভাবে দায়িত্ব দেওয়া হবে।
• এই সিদ্ধান্ত চূড়ান্ত এবং সকল সদস্যের জন্য বাধ্যতামূলক।

জরুরি পরিস্থিতিতে দ্রুত সিদ্ধান্ত গ্রহণের জন্য সাংগঠনিক সম্পাদক ও প্রধান উপদেষ্টা যৌথভাবে সিদ্ধান্ত নিতে পারবেন।

• পরবর্তীতে বিষয়টি মূল কমিটিতে উপস্থাপন করতে হবে।

প্রতিটি কার্যক্রমের জন্য একজন দায়িত্বপ্রাপ্ত সমন্বয়ক নির্ধারিত থাকবেন।

• তিনি কার্যক্রম বাস্তবায়ন নিশ্চিত করবেন।
• সংশ্লিষ্ট সকল পক্ষের সাথে সমন্বয় করবেন।